Ab dem 01.04.2017 geltenden in Österreich neue Vorschriften zum Betrieb von Restaurantkassen. Wir arbeiten zur Umsetzung mit der Firma FiskalTrust Consulting GmbH aus Österreich zusammen. In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung beschreiben wir den Ablauf der Umstellung.

Das Dokument wird kontinuierlich aktualisiert und erweitert.

Unterscheidliche Farben geben Ihnen eine Orientierung, was Sie wo erledigen können.
Letzte Aktualisierung: 06. 03. 2017.


VIDEO  Empfehlenswertes Video der Wirtschaftskammer Österreich WKO zur Vorabinformation.

 

1.0 Was wird benötigt?

1.1 Ein österreichisches Steuerkonto

Sollten Sie noch keines besitzen, beantragen sie ein österreichisches SteuerkontoStellen Sie sicher, dass Sie nach Beantragung und Erhalt Ihres Steuerkontos, Zugriff auf Ihre Steuernummer (FANr./StNr.) und/oder UID-Nummer haben.

Ihr Steuerberater oder Finanzamt, hilft Ihnen bei dieser Aufgabe weiter.


1.2 FinanzOnline Zugangsdaten

Sollten Sie noch kein Konto bei FinanzOnline angelegt haben, so fordern Sie sich Zugangsdaten oder eine Bürgerkarte an. In Finanz-Online(FON) ist ein Registierkassen-WebService-Benutzer anzulegen. Mit diesem Benutzer können alle folgenden Kommunikationen zwischen FinanzOnline und Fiskaltrust automatisiert werden.

Ihr Steuerberater kann Sie bei diesem Schritt beraten.

 

1.3 ein Konto für Kassenanwender bei der fiskaltrust consulting gmbh

unter https://www.fiskaltrust.at Für die Automatisierung durch fiskaltrust ist in FinanzOnline ein Registrierkassen-WebService-Benutzer anzulegen. Sie benötigen eine

Teilnehmer – Identifikation(TID)
Benutzer- Identifikation (BENID)
Personal – Identifikation (PIN)

Mit diesem Benutzer können alle folgenden Kommunikationen mit FinanzOnline automatisiert werden.

Ihr Steuerberater kann Sie bei diesem Schritt beraten.
Nach dem Erstellen des kostenlosen Kontos bei FiskalTrust können Sie mittels weniger Klicks, Ihren Account auf „Registrierkassenbetreiber“ umstellen. Suchen Sie über das Portal nach Ihrer Kassensoftware und Ihrem Kassenhändler und stellen Sie diesem eine Anfrage, Sie als Kunden zu verknüpfen.

1.4 Ein PC-Kassensystem mit Windows 7/8/10 mit lizenzierter Provendis Gastrokasse Version 3.9

Verwenden Sie eine der Vorgängerversionen, wenden Sie sich für das Update an Ihren Kassenhändler oder direkt an Provendis Software um ein Update auf die Version 3.9 zu erwerben.

1.5 Das RKSV – Zusatzmodul speziell für Österreich als Zusatz zur  Provendis Gastrokasse Version 3.9

Wenden Sie sich zum Erwerb des Zusatzmoduls an Ihren Kassenhändler oder direkt an Provendis Software. Das Zusatzmodul kostet 189,- € (zzgl.MwSt.).

Für die Versionen Provendis Gastrokasse 3.7 und Gastrokasse 3.8  bestellen Sie ebenfalls im Shop das entsprechende Zusatzmodul welches gleich das Update auf die Version 3.9 beinhaltet. Geben Sie dabei Ihre Lizenznummer mit an und achten Sie auf die Wahl der richtigen Ausstattungsvariante (Basic, Pro oder UNL)

Sie erhalten im Anschluss an Ihre Bestellung von Provendis Software eine Auftragsbestätigung. Die Rechungslegung erfolgt nach Umstellung des Kassensystems bzw. der Software.

 

1.6 Ein Card – Reader und Signaturecard pro Kassen-PC

Zum Betrieb der Kasse mit dem RKSV-Zusatzmodul wird eine Signatureinheit aufgebaut. Diese bestehend aus einer Software für Ihre Kasse, dem Card-Reader und einer spezielle für Sie angefertigten Karte (Signaturecard). Diesen Card-Reader in Form eines USB-Sticks bestellen Sie bitte zusammen mit der Signaturcard über Ihren Onlinezugang direkt bei der FiskalTrust Consulting GmbH im Onlineshop. Die Lieferung erfolgt direkt durch die FiskalTrust Consulting GmbH.

 

2.0- Installation der Signaturerstellungseinheit

Bitte Lesen Sie zunächst die Anleitung bis zum Ende!

Erscheint Ihnen der Ablauf als undurchführbar, können Sie die folgenden Schritte auch durch Ihren IT-Betreuer oder Händer vor Ort ausführen lassen. Erfolgt eine Supportunterstützung durch Provendis Software wird diese Dienstleistung entsprechend mit 1,00 Euro/min berechnet.

Pro Kassen-PC ist eine Signaturerstellungseinheit erforderlich. Für Ihre Signaturerstellungseinheit benötigen Sie die folgenden Komponenten (siehe 1.6) :

– eine SmartCard (pro Kassen-PC)
– ein USB-Kartenlesegerät/USB-Stick(pro Kassen-PC)        

VIDEO  mehrere Informationsvideos der WKO zu diesem Thema.

2.1 Personalisierung durch Beschreiben der SmartCard mit einem Zertifikat.

Jede zu für die Signaturerstellungseinheit zu verwendende Smartcard muß zertifiziert und personalisiert sein. Hierbei wird mit Hilfe einer speziellen Software die Karte mittels Signatur-Zertifikat und der UID-Nummer, Finanzamt-Nummer/Steuernummer (FA-Nr/St-Nr) oder der Global Location Number (GLN) des Steuerpflichtigen beschrieben.

2.2 Anmeldung bei finanzonline.at

Nach dem Einlegen der SignaturCard in den USB-Leser muss diese Zertifizierungseinheit bei finanzonline.at angemeldet werden. Diese erfolgt direkt über Ihren Account auf www.fiskaltrust.at

 

3.0 – Die Kassenumstellung

3.1  Update der Kassensoftwareupdate und RKSV – Zusatzmodul

Sollten Sie nun alle vorgenannten Komponenten und Information zusammengetragen haben, ist es Zeit Ihre Registrierkasse, entsprechend der neusten Anforderungen, aufzurüsten.

Die folgenden aufgeführten Arbeiten beziehen sich auf die Provendis Gastrokasse 3.9 mit RKSV – Zusatzmodul !!!

Die Kasse ist bereits auf dem aktuellsten Stand laut RKS-V Anforderungen? Dann gehen Sie weiter über in den nächsten Schritt.

 

3.1 Vergabe der Kassenidentifikationsnummer

Die Kassenidentifikationsnummer (KA-ID) ist zur Identifikation der RegK und zur Registrierung über FinanzOnline erforderlich. Unter Verwendung von FiskalTrust ist dies nicht nötig. Die KA-ID kann innerhalb eines Unternehmens frei vergeben werden.

 

3.2 Signaturerstellungseinheit anbinden

Nehmen Sie sich Ihre SmartCard, sowie das Kartenlesegerät zur Hand. Schließen Sie den Kartenleser an Ihr Kassensystem an und stecken Sie die entsprechende SmartCard in den Kartenslot.

 

3.3  Personalisierung Ihrer SmartCard

Sollte Ihre SmartCard noch nicht personalisiert sein, so laden Sie sich aus dem Portal von FiskalTrust, die entsprechende Software herunter und installieren Sie diese auf einem Gerät, an dem der Kartenleser angeschlossen ist.

Stecken Sie die SmartCard in den Kartenleser und starten Sie die Anwendung. Folgen Sie bitte den Anweisungen der Software. Hierfür werden unteranderem Ihre Steuernummer und/oder UID-Nummer abgefragt.

 

3.4 Zusammenstellen der Daten zur Registrierung über FinanzOnline

Sie benötigen:

  • Seriennummer der SEE(s)
  • Art der SEE (ChipCard oder HSM)
  • Name des Vertrauensdiensteanbieters (VDA)
  • Kassen-Identifikationsnummer (KA-ID)
  • AES256-Schlüssel – eventuell mit Prüfwert

Die Aufbewahrung dieser Informationen ist entweder elektronisch (durch fiskaltrust) oder in Papierform sinnvoll.

 

VIDEO  mehrere Informationsvideos der WKO zu diesem Thema.

4.0 Registrierung über FinanzOnline

4.1 Einstieg in FinanzOnline

Der Einstieg in FinanzOnline kann manuell mit den Zugangsdaten, einer Bürgerkarte (Handy-Signatur) erfolgen. Die Registrierung über FinanzOnline hat (ab 01.04.2017) innerhalb einer Woche nach der Erstellung des Startbelegs zu erfolgen. Wenden Sie sich hierfür an Ihren Steuerberater, falls Sie Hilfe benötigen.

Bei Automatisierung über das fiskaltrust.Portal ist dies nicht erforderlich.

 

4.2 Registrieren der Signaturerstellungseinheit

Registrierung der Signaturerstellungseinheit (SEE) in Form einer SmartCard. Hierbei erfolgt eine Prüfung, über die Datenbank des Vertrauensdiensteanbieter (VDA), ob das Zertifikat des Steuerpflichtigen korrekt (mit UID, StNr, GLN) personalisiert wurde.

Um Fehler zu vermeiden, sollten die Registrierungsdaten möglichst elektronisch aus der Konfiguration der RegK (CashBox) an FinanzOnline übertragen werden. (Hilfe erhalten Sie von Ihrem Steuerberater)

 Mit FiskalTrust können Sie diesen Prozess automatisiert ausführen lassen (FON-Meldung SEE).

           

4.3 Registrieren der Registrierkasse

Registrierung der Registrierkasse (RegK) mit eigenem Datenerfassungsprotokoll (RKSV-DEP). Um Fehler zu vermeiden, sollten die Registrierungsdaten möglichst elektronisch aus der Konfiguration der RegK (CashBox) an FinanzOnline übertragen werden

Hilfe zu diesem Schritt erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.

Mit FiskalTrust können Sie diesen Prozess automatisiert ausführen lassen (FON-Meldung RK).

 

4.4 Anfordern des Authentifizierungscodes für BelegCheckApp

Ein Authentifizierungscode ist zur Prüfung der Start- und Jahresbelege über die BMF Belegcheck-App erforderlich.

Hilfe zu diesem Schritt erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.

Mit FiskalTrust können Sie diesen Prozess automatisiert ausführen lassen (FON Belegprüfung).

VIDEO  mehrere Informationsvideos der WKO zu diesem Thema.

5.0 Prüfung der eingelieferten Belege

Zur Prüfung der erstellen Belege benötigen Sie ein Smartphone oder Tablet, mit Zugriff auf den jeweiligen Store (App Store oder Google Play). Laden Sie sich die BelegCheckApp des BMF herunter. Prüfen Sie Ihre Belege