Auslastung 173% – Wie geht das?

Die Prozentangabe errechnet sich aus der Anzahl der Belegten und der Gesamtzimmerzahl zum jeweils aktuellem Zeitpunkt. Theoretisch sind max. 100% Auslastung möglich. Liegt der Wert höher, sind im Programm noch Belegungen aktiv von Gästen die längst abgereist sind. Achten Sie darauf, das auch im Programm die Gäste abreisen müssen und das Zimmer frei gemeldet wird. Ihren aktuellen „Abreisestau“ sehen Sie in der Check-Out-Übersicht im Menüpunkt Rezeption. Hier finden Sie auf jeden Fall viele Gäste, die nicht von Ihnen ausgecheckt wurden. Lassen Sie die überfälligen abreisen, dann stimmt auch wieder die Statistik.

 

2 verschiedene Onlinebuchungen mit gleicher Adresse – eine Adresse zuviel?

Folgendes Szenario im Provendis Hotel:
Es erfolgen 2 zeitlich versetzte Onlinereservierungen von einer Person. Also z.B. Herr Mustermann hat statt 2 nur ein Zimmer bestellt und reserviert nun per erneuten Reservierungsvorgang ein zweites Zimmer nach. Folge: es sind nach der Übernahme zwei gleiche Adressdatensätze im System.

Wie bekomme ich nun einen der beiden wieder raus?

Die Reservierung muß nun auf eine Adresse umgebucht werden um dann die zweite, nun freie Adresse löschen zu können.
1) Buchen Sie die Buchung über den Programmteil Internetbuchung wie üblich ein
2) Gehen Sie zum Zimmerspiegel, und öffnen Sie die neue Buchung
3) Gehen Sie über Adresse suchen zur Adressverwaltung, um der Buchung eine andere Adresse zuzuweisen
4) Markieren Sie die schon vorhandene Adresse, der Sie die eben eingebuchten Buchung zuweisen wollen
5) Übernehmen Sie und Speichern Sie die Buchung
6) Nun gehen Sie zur Adressverwaltung und suchen nach der neuen nun freien Adresse (2.Buchung)
7) Wenn keine Buchung mehr auf dieser Adresse liegt, kann die Adresse über den Button(Löschen) entfernt werden

 

Provendis Schnittstelle

Die Provendis Schnittstelle ermöglicht einen Austausch von Daten zwischen der Provendis Gastrokasse und Provendis Hotel.
Nach dem Check-In im Provendis Hotel werden die Hotelgäste in der Provendis Gastrokasse für die Abrechnung der im Restaurant bestellten Speisen und Getränke bereitgestellt. Erfolgt eine Abrechnung* dieser Gäste mit der Provendis Gastrokasse werden alle Restaurantleistungen an Provendis Hotel zur späteren Gesamtabrechnung beim Check-Out übergeben.

*Diese Abrechnung ist eine Vorabrechnung und wird auch als diese gekennzeichnet. Sie kann für eine Bestätigung durch den Hotelgast ausgedruckt werden. Im Kassenbericht wird dieser Umsatz separat ausgewiesen.

Einrichtung der Schnittstelle:

1. Schritt
Für beide Programme ist ein gemeinsamer Datei-Ordner zur Übergabe der Dateien erforderlich. Dieses ist manuell z.B. auf Laufwerk C: anzulegen und könnte Datenaustausch heißen. Der Dateipfad wäre dann C:\\Datenaustausch

2. Schritt
Jetzt erfolgt die Aktivierung der Provendis Schnittstelle im Provendis Hotel rechts in der Hauptnavigation über den Programmpunkt „Konfiguration“ und „Schnittstellen“.
Aktivieren Sie „Schnittstelle zur Gastrokasse verwenden“ und legen weiterhin den Pfad zur Übergabe per Funktion „Suchen“ auf den oben genannten Ordner Datenaustausch, so das jetzt im Eingabefeld C:\\Datenaustausch sichtbar ist.

3. Schritt
Aktivierung der Provendis Schnittstelle in der Provendis Gastrokasse 3.7, links unten über „Menu“ – „Systemkonfiguration“ – „Schnittstellen“. Im unteren Bereich des Fensters Provendis Software wird ebenfalls die Schnittstelle zu Provendis Hotel aktiviert und der Datenpfad auf C:\\Datenaustausch\\PVHotelOut.dat und im unteren Feld auf C:\\Datenaustausch\\PVHotelIn.dat festgelegt. Nach dem Speichern der Konfiguration ist die Schnittstelle betriebsbereit.

Nutzung der Schnittstelle aus der Gastrokasse:

Außer der einmaligen Aktivierung der Schnittstelle in der Gastrokasse, wie oben in Schritt 3 beschrieben, sind keine weiteren Vorbereitungen erforderlich.
Sind Gäste im Hotel eingecheckt, können diese nun bebucht werden. Da diese sich meist erst bei der Abrechnung sich als Hotelgast zu erkennen geben oder den Wunsch haben alles aufs Zimmer buchen zu lassen, wird der Hotelgast erst bei der Abrechnung ausgewählt und diesem dann die Speisen und Getränke zugeordnet.
Dies geschieht über TOTAL und Markierung der Zimmer mit anschließender Auswahl des Hotelgastes.

 

Hinweise zur Installation und erster Start

Die Installation gestaltet sich eigentlich problemlos.
Nach dem Download der Software und Speichern der Datei auf dem PC wird die PV_Hotel_Setup.exe ausgeführt. Provendis Hotel wird nun auf dem Laufwerk C installiert und steht nun für den ersten Start zur Verfügung.

Auf dem Desktop ihres PC finden Sie nach der Installation eine Verknüpfung zu Provendis Hotel. Mit einem Doppelklick darauf startet die Software.
Kurz nach dem Programmstart erfolgt der Hinweis, das noch keine Datenbank angelegt ist und ob diese nun angelegt werden soll. Nach Bestätung dieser Meldung startet Provendis Hotel bis zum Login-Fenster.
Da noch kein Mitarbeiter angelegt ist wird nun automatisch ein neuer Mitarbeiter angelegt mit allen Rechten. Jetzt können Sie sich ohne Eingabe einer PIN in Provendis Hotel einloggen.

Nach dem ersten Start öffnet sich die Übersicht mit den noch offenen Aufgaben in ihrem Hotel. Am rechten Bildschirmrand befindet sich die Hauptnavigation. Aktuell befinden Sie sich in der Rezeption. Über die Auswahl – Zimmerspiegel – öffnet sich die Zimmerübersicht. Es sind bereits 4 Zimmer angelegt. Per Mausklick auf den gewünschten Zeitraum und Zimmer erfolgt eine Markierung und Öffnung des Buchungsfensters.

Im Oberen Teil des Fensters erfolgt die Auswahl Option oder Reservierung. Im linken Bereich wird der Adresse des Gastes erfasst und im rechten Bereich erfolgt die Preiskalkulation. Es erfolgt ein Preisvorschlag welcher unbedingt per Klick auf den blauen Pfeil bestätigt werden muß.
Anschließend kann dieser Preis entweder prozentual der nominal geändert werden. Dabei berechnet sich jeweils automatisch das andere Feld.
Mit Übernehmen wird der Vorgang abgeschlossen, die Daten gespeichert und es erfolgt die Anzeige der Reservierung im Zimmerspiegel als waagerechter Balken.

Um das Programm nun an die eigenen Gegebenheiten anzupassen wäre der erste Schritt die Zimmer zu ändern bzw. neue Zimmer anzulegen.
Dazu findet man in der rechten Hauptnavigation im unteren Bereich den Button Stammdaten. Per Mausklick öffnet sich die Stammdatenverwaltung u.a. mit dem Punkt Zimmerverwaltung.
In der Zimmerverwaltung werden neben den Zimmern auch die Zimmerkategorien, Merkmale und Anzahl der Betten festgelegt.