Funktionen und Möglichkeiten der Provendis Hotelsoftware Hotel & Pension
Hauptfenster / Übersicht:
– Suchfunktion mit direktem Weg zur Kundenakte / „Wer ist im Haus?“
– Einfache, direkte Kontaktmöglichkeit zum Support
– Aufgabenliste mit Statusinformationen
Zimmerspiegel:
– grafischer Zimmerspiegel in Balkendarstellung
– ziehen von Reservierungen direkt in den Zimmerspiegel
– Schnellinfo zur Erfassung der wichtigsten Buchungsdaten
– verschiedenfarbige Darstellung des Buchungsstatus
– Veränderung von Buchungsdaten direkt über Anklicken und Ziehen mit der Maus (Drag and Drop)
– Veränderung der zeitlichen Auflösung (Zoom) und Anzahl der Zimmer
– Kennzeichnung des heutigen Datums und Einblendung von Wochenenden und Feiertagen
– Max. 10 Zimmer in der Basic-Version; in Pro- und Net-Version unbegrenzt viele Zimmer
– Menu auf der rechten Maustaste mit den direkt die Buchung betreffenden Funktionen:
– CheckIn (Anreise)
– CheckOut (Abreise)
– Gäste im Zimmer festlegen
– Rechnung legen
– vorhandene Rechnungen aufrufen
– direktes Stornonieren von Buchungen
– Leistung aufbuchen
– Belege drucken
– Aufgaben für das Zimmer festlegen
– Reinigung veranlassen
Buchungsformular:
– direkte Erfassung der Kontaktdaten des Gastes
– Gastadresse suchen
– Festlegung des Buchungsstatus
– Änderung des Reservierungszeitraumes
– Zubuchung von weiteren Leistungen
– Hinzubuchen von Verpflegung (Frühstück,Halbpension,Vollpension)
– Hinzubuchen von Kurtaxe
– Anzeige aktueller Zuschläge/Saisonzeiten wie Messe oder Sommersaison
– Buchen als Kategorie z.B. Doppelzimmer als Einzelzimmer
– Festlegung des Buchungspreises über Preisgruppen aber auch freier Preis
– Kalkulationsvorschlag mit freier Preisvergabe
– freie Festlegung der Buchungsendpreises
– Drucken als Angebot oder Reservierung
– Anzahlung festlegen
– Direkte Anreise
– Storno
– Vermittler mit Suchfunktion
– individuelle Info zur Buchung
Leistungen aufbuchen:
– Darstellung der Buchungseckdaten, aber auch Gastwunsch und interner Hinweis
– Darstellung der bereits gebuchten Leistungen
– Hinzubuchen von Leistungen mit 3 Preisstufen und freier Preisgestaltung
– Stornieren von Leistungen
– zur Rechnung übernehmen
Rechnungen:
– Auswahl des Gastes oder des gesamten Zimmers oder Kombinationen
– Aufsplitten von Leistungen
– einfaches, selektives Übertragen von Leistungen auf die zu schreibende Rechnung
– Auswahl des Rechnungsempfängers
– Anrechnung von Anzahlungen
– freie Festlegung von Rechnungsdatum und Endpreis
– Zahlungsarten Bar,Rechnung,Kartenzahlung (in der Verwaltung erweiterbar)
– direktes Aufbuchen von weiteren Leistungen
– automatische Übernahme von Verzehrleistungen aus der Gastrokasse (kostenfreie Schnittstelle)
– Rabatt vergeben
– Rechnung drucken
Adressverwaltung:
– Adressübersicht
– Export von Adressdaten
– Drucken von Adresslisten
– Adressen löschen
– direkter Zugriff auf Buchungen zur Adresse
– Festlegen von Kategorien zur Adresse
– Vermittler verwalten
– Verwaltung der Adressstammdaten
CheckIn/CheckOut:
– CheckIn einzelner Gäste aber auch Komplett
– Übersicht der Anreisen und der Abreisen
– Listen drucken
– Korrekturmöglichkeit
– Wechsel von Adressen bei Gastwechsel
– Storno von Einzelgästen
– Drucken von Meldescheinen
– Aufbuchen von Leistungen
– Rechnungslegung bei CheckOut (Abreise)
– Komplettrechnung
– Direkte Abreise
– Zimmer zur Reinigung markieren
komfortable Gruppenbuchung:
– Festlegen des Buchungszeitraumes
– Auswahl der zum gewählten Zeitraum freien Zimmer
– Gruppenweites Aufbuchen von Verpflegung und Kurtaxe
– Festlegung der Preisstufe, aber auch individuelle Preisgestaltung pro Zimmer
– direktes Bearbeiten des Einzelzimmers
– Hinzubuchen und Entfernen von Betten
– Hinzubuchen und Entfernen von Zusatzleistungen
– Hinterlegen der Info zur Buchung
Internetbuchung:
– Einbindung eines Buchungsformulares in die eigene Homepage
– Abruf von Buchungen über das Buchungssystem von Provendis
– Gestaltung des Buchungsformulares in weiten Grenzen per CSS
– direkte Übernahme von Buchungen in Provendis Hotel
– geplant: Anbindung an bekannte Buchungsportale wie hrs.de und booking.de, hotel.de, expedia.de
– Onlinebuchung über eigene Homepage
Berichte: (alle mit Druckfunktion)
– Aufgabenliste
– Gästeliste
– Hausdamenliste
– Meldeliste
– Gäste im Haus
– Auswertungen:
– nach Auslastung,
– Umsatz
– Umsatz nach Warengruppen
– Umsatz nach Personal
weiteres:
– Zahlungserfassung, Mahnwesen
– kostenfreie Schnittstelle zur Provendis Gastrokasse
– Stammdatenverwaltung
– Adressen importieren
– Personalverwaltung
– Rechteverwaltung
– frei konfigurierbare Zimmer und Bettenanzahl
– zeitgesteuerte Aktions-, Saison- und Sonderpreise für Leistungen und Zimmer festlegbar
– Automatische Übergabe der Gäste in die Provendis Gastrokasse für die Bedienung im Restaurant
– Automatische Übernahme der verzehrten Speisen und Getränke des Gastes aus dem Restaurant zur Abrechnung beim Check-Out
– Formularverwaltung mit frei gestaltbaren Formularen
Versionen:
Provendis Hotel 2 Basic Einzelplatzversion mit dem oben beschriebenen Funktionsumfang, jedoch max. 10 Zimmer verwaltbar und ohne Gruppenbuchungsfunktion, ideal für Pensionen und kleine Herbergen (199,00 Euro incl. 19% MwSt.)
Provendis Hotel 2 PRO Einzelplatzversion mit dem oben beschriebenen Funktionsumfang (399,00 Euro incl. 19% MwSt.)
Provendis Hotel 2 NET Mehrplatzplatzversion für bis zu 3 Arbeitsplätze mit dem oben beschriebenen Funktionsumfang (599,00 Euro incl. 19% MwSt., ca. ab November 2010 verfügbar)