Der Start
Das Startfenster dient zur Eingabe der PIN (Personal-Identifikations-Nummer), welche in der Mitarbeiter-Verwaltung hinterlegt worden ist. Weiterhin kann ein hardwarebasierendes Identifikationssystem, z.B. Kellnerschloss oder Chip-Karte verwendet werden.
Der Gastraum
Nach der Anmeldung im System gelangen Sie direkt auf die Station mit der grafischen Übersicht der Tischanordnung, was dem Service eine einfache Orientierung in Ihren Räumlichkeiten ermöglicht. (Die Gestaltung und Anordnung der Tische kann selbstverständlich durch den Anwender selbst vorgenommen werden – siehe weiter unten) Die verschiedenen Symbole auf den Tischen informieren die Bedienung über den Tischstatus sowie den Servicestand.
Die Buchung
Per Klick oder Touch auf den gewünschten Tisch gelangen sie zur Buchungsoberfläche. Diese ist klar und übersichtlich strukturiert. Hier erfolgt ebenfalls die Bestellung mit Hilfe der Schnellwahltasten, PLU oder der Suchfunktion. Über die praktischen Funktionstasten, rechts oben sind weitere Funktionen abrufbar. Nach erfolgter Buchung kann per X-Button die Kasse geschlossen oder per Escape-Buttom nur der Tisch geschlossen werden. In beiden Fällen wird die Bestellung im Hintergrund ausgeführt und z.B. an die Küche weitergeleitet.
Die Abrechnung
Anschließend folgt mit Total die Abrechung des Gastes oder des ganzen Tisches. Je nach dem, welche Positionen zur Abrechnung kommen, können diese schnell und kompfortabel zwischen Bestell- und Abrechnungsfenster verschoben werden. Weiterhin kann hier eine Vorabrechnung und auch ein Splittbon erstellt werden, des weiteren die Auswahl der Zahlart (Standardeinstellung „Bar“) und es wird für den Gast ein Abrechnungsbon („Kassenbon“) oder eine Rechnung (mit Bewirtungsbeleg und Adresse des Gastes im Kopf des Bons) gedruckt. Dieser Ausdruck kann jederzeit wiederholt werden, z.B. wenn der Gast nun doch mit Karte bezahlen möchte. Diese und weitere Funktionen sind in der nachfolgenden Rechnungsübersicht zu finden.
Die Rechnungsübersicht
Die Rechnungsübersicht in der Gastronomie Software ist klar strukturiert in 2 Anzeigebereiche und den Funktionsbereich. Weiterhin können Zahlarten, Positionen und Rechnungen komplett storniert, außerdem Kassenbelege auf einen Kunden umgebucht werden. Infolge dessen kann nun die Abrechnung als Rechnung mit Bewirtungsbeleg erneut ausgedruckt z.B. auf einem A4 Drucker.
Die Aktionspreise
Zu jedem Artikel können 5 verschiedene Preise hinterlegt und dementsprechend über eine Zeitsteuerung an einem festgelegten Wochentag zu einer bestimmten Zeit automatisch aktiviert werden. In Folge dessen ist es möglich, z.B. jeden Donnerstag zwischen 21:00 Uhr – 23:00 Uhr bestimmte Getränke und Speisen zu einen anderen Preis zu verkaufen.
Das Personal
Das Servicepersonal wird hier in der Provendis Gastrokasse eingetragen und mit individuellen Rechten versehen. Zu diesem Zweck steht eine umfangreiche Rechteverwaltung zur Verfügung. Über die individuelle PIN erkennt das System bei der Anmeldung, welcher Mitarbeiter jetzt aktiv ist.
Die Kunden
Die Kundenverwaltung ermöglicht den Aufbau eines Kundendatenbank mit umfangreichen Informationen. Außerdem können hier die jeweiligen Kundenumsätze und abgerechneten Speisen und Getränke eingesehen werden. Jedem Kunden kann in der Gastronomie Software ein Kreditrahmen oder auch ein Guthaben zugewiesen werden. Wird das Limit erreicht erfolgt eine Info für den Kellner bei der Buchung. Über eine Volltextsuche kann der gewünschte Kunde, z.B. über die Telefonnummer oder Ort im laufenden Betrieb schnell gefunden werden.
Die Stationskonfiguration
Mit Hilfe des Stations- und Tischdesigner können Sie eine Station bzw. einen Raum nach Ihren individuellen Gegebenheiten einrichten. Im obigen Bild werden zum Beispiel die Wände und Stühle mit Hilfe einer Hintergrundgrafik besser visualisiert und weiterhin die Tische als aktive Flächen auf diese Grafik gelegt. Genauso kann der Hintergrund mit einem beliebigen Bildbearbeitungsprogramm erstellt werden. Das Personal kann somit schneller und einfacher orientieren, was insbesondere den Aushilfskräften entgegen kommt.
Die Kassenkonfiguration
Im Auslieferungszustand sind die Einstellungen und Funktionen der Provendis Gastrokasse 3.9 entsprechend für die Bedürfnisse der meisten Nutzer voreingestellt. Das umfangreiche Konfigurationsmenü bietet außerdem die Möglichkeit, das Kassensystem auch den eigenen Wünschen anzupassen. Das Einstellungsmenü für die individuellen Einstellungen ist einfach und übersichtlich zu konfigurieren, zumal zusätzlichen Erklärungen beim verweilen des Mauszeigers auf den Menüpunkten die Verständlichkeit der Funktionen ebenfalls noch unterstützen.
Der Kassenbericht
Der Kassenbericht als Zusammenfassung der einzelnen Kellnerberichte kann jeder Zeit gezogen werden. Außerdem kann der Berichtszeitraum voreingestellt oder individuell festgelegt werden. Des weiteren geben die Tages-, Wochen,- oder Monatsberichte einen genauen Aufschluss über die Geschäftstätigkeit und die Aktivitäten des Personals.
Der Kassenabschluss
Hierbei werden für den Zeitraum des letzten Abschlusses bis zum aktuellen Zeitpunkt alle Abrechnungen zusammengefasst. Ebenfalls werden Zeitraum mit Datum und Uhrzeit, sowie Anfangs- und Endrechnungsnummer werden auf dem Ausdruck ausgewiesen. Jeder Kassenabschluss erhält weiterhin eine fortlaufende Nummerierung. Ergänzend dazu besteht die Möglichkeit die Kasse „zu nullen“ d.h. alle Bewegungsdaten also Rechnungen, Stornos etc. werden gelöscht und die Kasse startet anschließend mit Rechnungsnummer 1.
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