Eine ordnungsgemäße Datensicherung ist heutzutage unerlässlich und sofern es Ihre Kassendaten betrifft, auch sehr kostspielig, wenn es zum Datenverlust im Falle einer Betriebsprüfung kommt.
In den nachfolgenden Absätzen beschreiben wir Ihnen, worauf es bei der Sicherung Ihrer Alt-Daten ankommt und wie Sie sich somit vor bösen Überraschungen selbst schützen können.
Grundlagen für die Datensicherung
Was benötige ich?
Um alle Kassendaten sicher aufbewahren zu können, benötigen Sie zu erst einmal ein externes Speichermedium (USB-Stick, externe Festplatte). Die benötigte Speichergröße ist hierbei, je nach Fall, individuell. Allerdings sollte es in den meisten Fällen problemlos mit einer Speichergröße von 8 GB klappen.
Beachten Sie bitte folgendes:
Es handelt sich hierbei um finanzamtrelevante Unterlagen, welche Sie für viele Jahre aufbewahren müssen. Vermeiden Sie also, die Daten auf einem USB-Stick zu speichern, welchen Sie noch irgendwo zufällig gefunden haben und bei dem Sie nicht wissen, ob dieser morgen noch funktioniert!
Zusätzlich bietet es sich an, die gesicherten Daten als Backup auf einem zweiten Gerät aufzubewahren. Entweder auf einem zweiten Speichermedium oder auf dem heimischen Computer.
Wo finde ich meine Daten?
Bei der Standardinstallation der Provendis Gastrokasse, werden alle relevanten Daten in folgendem Verzeichnis gespeichert:
Windows (64-bit): C:\Program Files (x86)\Provendis Software\Gastrokasse 3.9\
Windows (32-bit): C:\Program Files\Provendis Software\Gastrokasse 3.9\
Sollten Sie das Datenbankverzeichnis und/oder Datensicherungverzeichnis in ein anderes Verzeichnis oder ein anderes Gerät ausgelagert haben, so müssen Sie natürlich die Daten von dort kopieren.
Benötigt werden in beiden Fällen folgende zwei Ordner:
Database
Enthält die aktuell verwendeten Datenbanken und somit den Live-Stand Ihrer Kassendaten.
DBSave
Enthält die täglichen, wöchentlichen, monatlichen Datensicherungen, welche zum Programmstart jeweils erstellt werden.
Sicherung der TSE-Daten
Die Daten der TSE können speziell exportiert werden. Auf diesem Wege können Sie sicherstellen, dass Sie alle Daten der TSE zur Hand haben, selbst falls diese im Zeitraum der Aufbewahrungspflicht verloren geht.
Der Export erfolgt im sogenannten „TAR-Format“ und beinhaltet alle Informationen, welche auf die TSE, bis zum Zeitpunkt des Export, geschrieben wurden. Dieser TAR-Export ist auch oftmals Bestandteil der Prüfung durch des Finanzamt.
TAR-Export durchführen
Starten Sie Ihre Provendis Gastrokasse und melden Sie sich an.
Navigieren Sie zum Punkt Auswertung (rechts unten) und Fiskal-Anbindung.
Klicken Sie anschließend (links oben) auf Daten-Export und wählen sie den Punkt TSE-Export Komplett aus.
Der Export der TSE-Daten kann einen Moment dauern. Sobald dieser abgeschlossen ist, öffnet sich ein Hinweisfenster.
Die exportierten Daten der TSE finden Sie im Anschluss im Verzeichnis:
C:\Program Files (x86)\Provendis Software\Gastrokasse 3.9\TSE_Exporte\
Datensicherung durchführen
Vereinfachte Datensicherung
Sollten Sie genügend Speicherplatz auf Ihrem externen Speichermedium haben, empfiehlt es sich, das komplette Verzeichnis „Gastrokasse 3.9“ zu kopieren. Bei der Standardinstallation finden Sie dieses Verzeichnis hier:
C:\Program Files (x86)\Provendis Software\Gastrokasse 3.9\
Auf diesem Wege, können Sie alle relevanten Daten auf einen Streich kopieren.
Beachten Sie:
In einigen Fällen kann die Speichergröße des Verzeichnis „DBSave“ sehr groß ausfallen und der Kopierprozess recht lange andauern. Die ist abhängig Ihrer Datenbankgröße und der Menge der Sicherungsdateien im täglichen Sicherungsverzeichnis.
Spezifische Datensicherung
Nachfolgend die wichtigen Dateien und Verzeichnisse, welche unbedingt aufgehoben werden müssen.
PVGastroKasse.mdb
Die Live-Datenbank der Gastrokasse, in welcher alle relevanten Umsatzdaten enthalten sind.
C:\Program Files (x86)\Provendis Software\Gastrokasse 3.9\Database\
PVGKFLogKomplett.mdb
Fiskal-Datenbank, zur Aufzeichnung von Einzelnachweisen während des Programmablauf.
C:\Program Files (x86)\Provendis Software\Gastrokasse 3.9\Database\
AbschlussGK
Verzeichnis zur Archivierung von ausgelagerten Daten, bei Kassenabschluss mit Nullstellung. (Sollte das Verzeichnis nicht existieren, bedeutet dies lediglich, dass keine Nullstellung der Kasse durchgeführt wurde.)
C:\Program Files (x86)\Provendis Software\Gastrokasse 3.9\DBSave\
TSE_Exporte
Verzeichnis für den Export der TSE TAR-Datei, welche ein Abbild aller auf der TSE vorhandenen Daten darstellt.
C:\Program Files (x86)\Provendis Software\Gastrokasse 3.9\