Gastrokasse Online-Hilfe

Eine TSE ist eine zertifizierte, technische Sicherheitseinrichtung, welche als Speichermedium zur Aufbewahrung aller zum Umsatzführenden Aktionen in der Kassensoftware dient.

Seit des Inkrafttreten der Kassensicherungsverordnung am 01.01.2020 (KassenSichV2020), muss jedes digitale Aufzeichnungssystem über solch eine TSE zur Absicherung der Kassenvorgänge verfügen.
Ausnahmen hierbei sind unteranderem bestimmte ältere Kassensysteme, welche nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können oder auch Fälle in denen es sich bei der Kasse um eine sogenannte offene Ladenkasse handelt.

Mehr zu diesem Thema finden Sie hier.

Zu dieser Frage gibt es leider keine konkrete, 100%ig sichere Antwort seitens der Finanzbehörden über Inhalt und Form einer Verfahrensdokumentation.
Wir können also hier nur unsere Empfehlungen weitergeben und Dokumentationen bereitstellen, die wir nach besten Wissen und Gewissen erstellt haben.

1. Dokumentationen des Kassenbetreibers

Dazu gehört eine Aufstellung und Beschreibung, wer im Unternehmen und speziell im Kassenbetrieb bestimmte Aufgaben und Funktionen hat, sowie eine Beschreibung der betrieblichen Abläufe. Ergänzend dazu empfehlen wir stets eine Art Kassentagebuch zu führen. Darin werden besondere Vorkommnisse wie Gründe für größere Stornobeträge, Fehlfunktionen, Stromausfälle etc. dauerhaft dokumentiert.

2. Dokumentation des Kassenaufstellers

Kasseneinrichtungsprotokoll über den Istzustand bei Inbetriebnahme der Kasse und Protokolle über Aufstellungsänderungen z.B. Wechsel des Kassen-PC, Erweiterung des Kassen-Netzes um einen weiteren Kassen-PC und ähnliches.

3. Dokumentation zur Kassensoftware

Hier sollten Handbuch, Konformitätserklärung sowie Systemdokumentation zu den Abläufen der Datenspeicherung innerhalb der Kassensoftware, entweder in gedruckter Form oder als PDF-Datei zur Verfügung stehen.

Kassenbericht:
Der Kassenbericht als Zusammenfassung der einzelnen Kellnerberichte kann jeder Zeit
gezogen werden. Der Berichtszeitraum kann voreingestellt oder auch individuell festgelegt
werden. So geben die Tages-, Wochen,- oder Monatsberichte einen genauen Aufschluss
über die Geschäftstätigkeit und die Aktivitäten des Personals.

Kassenabschluss:
Hierbei werden für den Zeitraum des letzten Abschlusses bis zum aktuellen Zeitpunkt alle
Abrechnungen zusammengefasst. Der Zeitraum mit Datum und Uhrzeit, sowie Anfangs- und
Endrechnungsnummer werden auf dem Ausdruck ausgewiesen. Jeder Kassenabschluss
erhält weiterhin eine fortlaufende Nummerierung. Ergänzend dazu besteht die Möglichkeit
die Kasse „zu nullen“ d.h. alle Bewegungsdaten also Rechnungen, Stornos etc. werden
gelöscht und die Kasse startet anschließend mit Rechnungsnummer 1.

Sie haben eine Lizenzdatei per E-Mail erhalten, können diese jedoch nicht öffnen.
Das ist richtig so, denn die Lizenzdatei wird über die Provendis Gastrokasse 3.9 eingelesen.

Starten Sie die Provendis Gastrokasse und bleiben Sie im Anmeldebildschirm.
Anschließend klicken Sie auf den Punkt „Menü“, oben links, und wählen Sie hieraus den Punkt „Software aktivieren“ > „Lizenzdatei einlesen“ aus.

Durch die neusten Änderungen zur KassenSichV muss das Programm nun einen Kassenabschluss machen, bevor Sie die Lizenzdatei einlesen können. Bestätigen Sie die Aufforderung und schließen Sie den Kassenabschluss ab.
Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, die neue Lizenzdatei auszuwählen. Wählen Sie die Lizenz aus und bestätigen Sie den Dialog. Um die Aktivierung abzuschließen, klicken Sie auf „Einlesen“.

Sollte auf Ihren Rechnungsbon der Hinweis „Ausfall der technischen Sicherheitseinrichtung“ erscheinen, so deutet dies darauf hin, dass Ihre TSE zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung nicht funktionsbereit ist.
Dieser Sachverhalt kann durch mehrere Faktoren ausgelöst werden.

Einer der Hauptgründe hier ist, dass die Kassensoftware bereits seit mehr als 24 Stunden aktiv ist und seitdem nicht neu gestartet wurde. Durch die Beschaffenheit der TSE, ist es zwingend notwendig, dass die Kassensoftware von Tag zu Tag neugestartet wird, um die täglich notwendigen Überprüfungen der TSE auszuführen. In diesem Falle sollte ein kurzer Programmneustart bereits alle Probleme beseitigen, damit Sie mit Ihrer TSE weiter arbeiten können.

Sollte dies noch nicht bei der Problemlösung helfen, empfehlen wir Ihnen den Kassen-PC neuzustarten.
Achten Sie hierbei bitte darauf explizit auf „Neustart“ zu drücken, damit alle Windows-Prozesse beendet und erneut gestartet werden können.

Um auf dem Rechnungsbon zusätzliche Informationen hinzuzufügen, können Sie den Kopf- und Fußzeilenbereich nutzen.

Wo kann ich diese einstellen?

Starten Sie die Provendis Gastrokasse und melden Sie sich mit einem Kassennutzer an, welcher über genug Rechte verfügt.
Klicken Sie anschließend auf den Punkt „Menü“, links unten, und navigieren Sie zu „Systemkonfiguration“ > „Grundeinstellungen“ und wählen Sie den Reiter „Allgemeines“ aus.
Auf der rechten Seite des Fensters, finden Sie die beiden Textfelder für die Kopf- und Fußzeile des Rechnungsbon. Ergänzen Sie die notwendigen Informationen und klicken Sie auf „Speichern“. Starten Sie das Programm nun neu, damit alle Änderungen übernommen werden können.

Hinweis: Sollten Sie Angaben aus dem Feld „Kopfzeile“ nicht auf Ihrem Bon ausgedruckt werden, dann stellen Sie bitte sicher, dass in den Einstellungen unter „Systemkonfiguration“ > „Betriebseinstellungen“ > „Rechnungsbon 1“ der Haken für „Druck aller Kopzeilen“ gesetzt ist.

Um ein Logo auf Ihrem Rechnungsbon hinzuzufügen, müssen Sie in die Treiber-Einstellungen Ihres Bondruckers gehen.
Da sich dieser Vorgang von Drucker zu Drucker unterscheidet, belesen Sie sich hierzu bitte im jeweiligen Handbuch für Ihr Gerät.

Sollte die Formatierung der Bons nicht wie gewünscht erfolgen, können Sie die nachfolgenden Einstellungsmöglichkeiten überprüfen:

1. Seitenränder

Sowohl beim Arbeitsbon, als auch beim Rechnungsbon kann man die Seitenränder in der Provendis Gastrokasse manuell festlegen.
Die Standardwerte liegen hier bei 1cm/10mm für den linken und rechten Seitenrand.
Die gängigen Thermodrucker (Epson, Metapace, Star, Bixolon, etc.), welche 80mm Thermopapier nutzen, können auf einer maximalen Breite von 74-76mm drucken. Es lohnt sich hier also einen kleineren Seitenrand in der Kassensoftware einzustellen, um ein besseres Druckbild zu erhalten. Manche 0815, no-name Drucker hingegen können mit allzu kleinen Seitenrändern nichts anfangen und verschlechtern die Lesbarkeit auf dem Bon immens.
In der Gastrokasse, gehen Sie auf Menü > Systemkonfiguration > Betriebseinstellungen.
Wählen Sie den Reiter Arbeitsbon oder Rechnungsbon1 aus, um zu den jeweiligen Einstellungen für die Seitenränder zu gelangen.
Passen Sie die Werte wie gewünscht an und klicken Sie anschließend auf Speichern. Alle Werte werden nach einem Neustart der Kassensoftware übernommen.

2. Druckertreiber

Ein häufiges Problem bei fehlerhaften Darstellungen auf dem Bon kommt meist aus dem Druckertreiber selbst. Vergewissern Sie sich also bitte, ob Sie den passenden Treiber für Ihren Drucker installiert haben.
Sollte dies der Fall sein, überprüfen Sie als nächstes, ob das korrekte Format im Druckertreiber eingestellt ist. Hierfür Öffnen Sie die Drucker-Eigenschaften. Oftmals sind die Einstellungen hier im Standard auf A4, obwohl der Drucker dieses Format logischerweise nicht liefern kann.
Die korrekte Einstellung variiert von Drucker zu Drucker, sollte aber in etwa so lauten: 80mm x 200mm, 80mm x receipt.
Hinweis: Bei den meisten Druckern gibt es zwei separate Einstellungsmöglichkeiten für das Format. Stellen Sie also sicher, dass beide Werte korrekt gesetzt sind!

Sie können, in der Provendis Gastrokasse, den Ausdruck der Bestellungen, je nach Arbeitsstation, entweder gruppieren oder aufsplitten.
Hierfür haben Sie die Möglichkeit in den Programm-Einstellungen folgende Optionen zu unterscheiden und auszuwählen:

Gehen Sie über „Menü“ > „Systemkonfiguration“ > „Betriebseinstellungen“ zum Reiter „Arbeitsbon“.


In dem rot markierten Bereich sehen Sie je 3 verschiedene Optionen für In-Haus und Außer-Haus Verkauf. Möchten Sie generell, dass alle Bestellungen auf einem einzigen Bon heraus kommen und nicht für jeden Artikel ein einzelner Bon-Abschnitt erzeugt wird, dann können Sie in alle 6 Felder einen Haken setzen.
Alternativ können Sie natürlich auch zwischen Getränke-Bon und Küchen-Bon unterscheiden und nur für die eine oder andere Station die Haken eintragen.

Sollten Sie mit Ihren Einstellungen fertig sein, drücken Sie auf „Speichern“ und starten Sie das Programm in Anschluss neu.

Ab der Version 3.9.43 können Sie Updates durchführen, in dem Sie die jeweils aktuelle Version herunterladen und installieren. Dabei bleiben Ihre Daten vollständig erhalten.

Was ist zu tun:

1. Prüfen Sie, ob Sie updateberechtigt sind. Bis Version 3.9.48 gibt es keine Einschränkungen.
   Mit Einführung der TSE (ab Version 3.9.50) haben Sie ab dem letzten Kauf der Software oder der Jahreslizenz 1 Jahr freie Updates.
   Sollten Sie sich nicht sicher, sein oder keine gültige Updatelizenz haben, brechen Sie hier ab und wenden Sie sich an den Vertrieb.
2. Erstellen Sie ein komplettes Backup der Kassensoftware und speichern Sie das Backup auf einem externen Datenträger. Nutzen Sie dazu am besten eine Software wie AOMEI Backuper oder Acronis Backup.
3. Laden Sie die aktuelle Version der Provendis Gastrokasse von unserer Downloadseite herunter. Zum Download gelangen Sie hier.
4. Führen Sie das Setup aus. Hierbei werden die Programmdateien ersetzt und eventuell Anpassungen an den Datenbanken durchgeführt. Falls Sie mehrere Kassen im Netzwerk betreiben , muss das gleiche Setup auf allen Kassen ausgeführt werden.

Es gibt 3 Möglichkeiten:

• Sie richten den Drucker zweimal ein, einmal mit aktivierter Kassenlade und einmal ohne. Das ist möglich z.B. bei Druckern von Epson, Bixolon und Metapace.
• Sie erwerben das Softwaremodul Barverkauf und verwenden den virtuellen Com-Port. Das ist möglich bei Star TSP 143, Bixolon SRP 350 und Metapace T1 und T3.
• Sie erwerben das Softwarezusatzmodul Barverkauf und das Öffnungsmodul für Kassenladen, dann sind sie komplett unabhängig vom Drucker.

Die Ursache für den Fehler 380 ist eine fehlerhafte Druckerzuordnung. Mit hoher Wahrscheinlichkeit ist kein Drucker auf dem PC installiert bzw. ein Drucker als Stationsdrucker deklariert, den es auf dem System nicht gibt.

Prüfen Sie bitte in den Windows Einstellungen die Funktionsfähigkeit des Druckers und anschließend prüfen Sie die Zuweisung in der Gastrokasse unter:
Menu (links unten) – Systemkonfiguration – Druckereinstellung – Druckerzuordnung zum Stationsdrucker.

Sollten Sie beim Start der Provendis Gastrokasse die Fehlermeldung „Fehler 3343 – Nicht erkennbares Datenbankformat“ erhalten, so handelt es sich hierbei meist um einen Defekt einer der Datenbanken der Software.

Wie entsteht das Problem?

Die häufigste Ursache für diesen Fehler ist, ein nicht ordnungsgemäßes Ausschalten des Kassen-PC während die Provendis Gastrokasse noch geöffnet ist. Dies kann durch einen kurzen Stromausfall oder auch ein Problem mit Windows selbst verursacht werden.

Was ist zutun?

Generell empfiehlt es sich natürlich sich an unseren Support zu wenden, damit wir Ihnen bei dem Problem helfen können und die betroffene Datenbank zu reparieren. Sollte unser Support allerdings nicht zur Verfügung stehen (z.B: am Wochenende) und Not am Mann sein, so können Sie die nachfolgenden Schritte zur Selbsthilfe nutzen.

Defekte Datenbankdatei finden und ersetzen.

Anhand der Fehlermeldung sehen Sie zusätzlich den Namen der Datei, welche den Fehler produziert.
Dies sollte zum einen entweder die „PVGastroKasse.mdb“ oder die „PVGKTempLog.mdb“ sein.

Bei Standardinstallationen finden Sie die beiden Dateien in diesen Verzeichnissen:
„C:\Program Files (x86)\Provendis Software\Gastrokasse 3.9\PVGKTempLog.mdb„
„C:\Program Files (x86)\Provendis Software\Gastrokasse 3.9\Database\PVGastroKasse.mdb„

Benennen Sie die defekte Datei um (nicht Löschen!). 

Im Falle der „PVGKTempLog.mdb“ können Sie eine leere Kopie der Datenbank in folgendem Verzeichnis finden und wieder an die richtige Stelle kopieren:
„C:\Program Files (x86)\Provendis Software\Gastrokasse 3.9\Database\TempLogFiles\“

Bei einer defekten „PVGastroKasse.mdb“ gehen Sie in das Verzeichnis DBSave\Day, welches sich hier befindet:
„C:\Program Files (x86)\Provendis Software\Gastrokasse 3.9\DBSave\Day\“
Wählen Sie eine der Datensicherungen aus diesem Verzeichnis aus und entpacken Sie diese. Kopieren Sie die entpackte Datei in das Verzeichnis „Database“.

Starten sie im Anschluss die Provendis Gastrokasse. Die Software sollte nun wieder problemlos geöffnet werden können.

Wichtig: Wählen Sie immer die aktuellste Datensicherung aus, um einen möglichst geringen Datenverlust zu gewährleisten!